Após a Reforma Trabalhista, tornou-se comum a ideia de que as diárias de viagem pagas aos empregados seriam sempre isentas de tributação no Brasil.
Entretanto, a questão é mais complexa.
Embora a legislação tenha simplificado algumas regras aplicáveis às diárias de viagem, o tratamento tributário desses pagamentos continua dependendo de sua finalidade, natureza e das circunstâncias específicas de cada caso.
O que mudou com a Reforma Trabalhista?
Após a Reforma Trabalhista, as diárias de viagem, em regra, não são consideradas parte da remuneração do empregado, ainda que sejam pagas de forma habitual e independentemente do seu valor.
Da mesma forma, as diárias que atendam aos requisitos legais, em geral, não integram a base de cálculo das contribuições previdenciárias.
Uma mudança importante foi a eliminação da antiga limitação percentual aplicável às diárias de viagem.
Isso, porém, não significa que qualquer valor pago ao empregado possa ser classificado como diária de viagem e, consequentemente, receber automaticamente determinado tratamento tributário.
A denominação do pagamento não é suficiente
A interpretação administrativa atualmente adotada atribui especial importância à finalidade e à natureza do pagamento.
Em outras palavras, simplesmente denominar determinado pagamento como “diária de viagem” não é suficiente para determinar seu tratamento tributário.
As diárias de viagem têm, em regra, a finalidade de reembolsar despesas incorridas pelo empregado durante viagens realizadas a trabalho.
Por esse motivo, quando os valores pagos excedem significativamente aquilo que seria razoavelmente compatível com as despesas da viagem, a natureza do pagamento pode exigir uma análise mais detalhada das circunstâncias específicas do caso.
Existe um limite máximo para as diárias de viagem?
Um aspecto importante é que não existe um limite monetário fixo que determine automaticamente o tratamento tributário do pagamento.
Portanto, não há uma regra segundo a qual, ao ultrapassar determinado valor em reais, a diária passe automaticamente a receber outro tratamento tributário.
A análise deve considerar as características de cada situação, incluindo a finalidade do pagamento e as circunstâncias da viagem realizada.
E quanto ao Imposto de Renda?
As regras relativas ao Imposto de Renda também devem ser consideradas.
De acordo com a legislação tributária brasileira, determinadas diárias destinadas exclusivamente ao custeio de alimentação e hospedagem durante trabalho temporário realizado em localidade diferente daquela onde o empregado normalmente exerce suas atividades podem receber tratamento tributário favorecido, desde que sejam atendidos os requisitos legais aplicáveis.
A possibilidade de aplicação desse tratamento, portanto, dependerá das circunstâncias específicas de cada caso.
Além disso, as hipóteses de isenção tributária devem ser interpretadas de acordo com os requisitos previstos na legislação. Consequentemente, a simples classificação de um pagamento como “diária de viagem” não determina automaticamente sua tributação ou isenção.
A documentação continua sendo importante
Do ponto de vista prático, é recomendável que as empresas mantenham documentação que dê suporte aos pagamentos relacionados às viagens.
Dependendo das circunstâncias, é importante que a empresa consiga demonstrar que:
- o empregado efetivamente realizou uma viagem por motivos profissionais;
- a viagem estava diretamente relacionada às suas atividades de trabalho;
- os valores pagos eram compatíveis com as despesas da viagem; e
- o pagamento tinha como finalidade o reembolso de despesas decorrentes da viagem a trabalho.
Embora a legislação previdenciária brasileira, em regra, não exija a apresentação de prestação de contas para que determinado pagamento seja caracterizado como diária de viagem, a existência de documentação comprobatória pode ser importante caso a empresa precise demonstrar a finalidade empresarial do pagamento durante uma fiscalização.
Bilhetes de transporte, notas fiscais de hospedagem e outros documentos relacionados à viagem são exemplos de registros que podem auxiliar nessa comprovação.
O que as empresas devem observar?
A Reforma Trabalhista eliminou a antiga limitação percentual e simplificou determinadas regras relacionadas às diárias de viagem.
Isso não significa, entretanto, que o tratamento tributário tenha passado a depender exclusivamente da denominação atribuída ao pagamento.
A finalidade da verba e as circunstâncias concretas da viagem continuam sendo elementos importantes para a análise.
Por esse motivo, empresas que concedem diárias de viagem devem considerar a revisão periódica de suas políticas internas, procedimentos e documentação, buscando verificar sua aderência aos requisitos legais e às orientações administrativas aplicáveis.
Como a ORGATEC pode ajudar?
A correta estruturação das políticas de viagens pode contribuir para reduzir riscos trabalhistas, previdenciários e tributários e proporcionar maior segurança na administração desses pagamentos.
A ORGATEC é especializada no atendimento a empresas japonesas no Brasil, oferecendo suporte contábil e tributário considerando as particularidades enfrentadas pelas subsidiárias e operações de grupos japoneses no país.
Se sua empresa possui dúvidas sobre diárias de viagem ou outros temas contábeis e tributários no Brasil, entre em contato com a ORGATEC.