Embora os termos sejam semelhantes, porém juridicamente Representante Legal e Responsável legal desempenham papeis distintos em uma empresa.
O Representante legal é a pessoa que foi designada nos termos da determinação societária da sociedade, por meio do Contrato Social, para sociedade empresária limitada, ou no Estatuto Social para sociedade anônima. É quem representa a empresa perante a Receita Federal e em atos deliberativos da sociedade, até mesmo, pode obter o Certificado Digital.
O Responsável Legal não precisa ser necessariamente o sócio e/ou administrador da empresa, mas pode ser nomeado pelo Representante Legal por meio da procuração. Sendo assim, essa pessoa será indicada e registrada pela Autoridade Certificadora da ICP-Brasil como autorizada a fazer uso da Certificação Digital em nome do Representante Legal e do titular do certificado. O Representante legal também pode ser o Responsável Legal.
Não podemos esquecer que que ainda há uma terceira figura, que tem o nome de Representante Legal de Sócios Estrangeiros, que pode ser, inclusive o Responsável Legal, que está prevista na legislação conforme artigo 119 da Lei 6.404/76, que orienta que o acionista residente ou domiciliado no exterior precisará manter no país um representante com poderes para receber citação em ações contra ele. A iniciativa se faz necessária para evitar dificuldades de citar acionista que residem em outros países.
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